Çalışan Uygulaması Seçerken Veri Güvenliği: Verileriniz Kimde?
İç İletişim · 6 dk okuma · İç İletişim Editör Ekibi
Kısaca: Çalışan uygulaması, kurumun tüm çalışanlarının adını, telefon numarasını, departmanını ve çoğu zaman İK bilgilerini barındırır. Bu yüzden uygulamayı seçerken yalnızca özelliklere değil, verinin kimde durduğuna ve ne amaçla kullanılabileceğine de bakmak gerekir. Sözleşmede verilerin yalnızca kurum adına ve talimatıyla işleneceği, başka amaçla kullanılmayacağı ve paylaşılmayacağı açıkça yazmalıdır.
Çalışan Uygulamasında Hangi Veriler Bulunur?
- Ad, soyad, unvan, departman ve lokasyon bilgisi
- Cep telefonu numarası (özellikle kurumsal e-postası olmayan çalışanlar için giriş bilgisi)
- İK sistemlerinden gelen bilgiler: izin, bordro ya da vardiya bilgisi gösteriliyorsa
- Anket cevapları, öneriler ve uygulama içi paylaşımlar
Bu veriler bir araya geldiğinde, kurumun çalışan kitlesinin ayrıntılı bir haritası ortaya çıkar. Bu nedenle bu verilerin ticari değeri de yüksektir.
Tedarikçiye Sorulması Gereken Veri Güvenliği Soruları
- Rol: Tedarikçi, verileri yalnızca veri işleyen sıfatıyla, sizin adınıza ve talimatınızla mı işliyor?
- Kullanım amacı: Çalışan verileri pazarlama, reklam, SMS kampanyası ya da başka bir ticari amaçla kullanılabilir mi? Sözleşme bunu açıkça yasaklıyor mu?
- Paylaşım: Veriler grup şirketleri, iş ortakları ya da üçüncü taraflarla paylaşılabilir mi?
- Veri yeri: Veriler nerede tutuluyor? Kurumun kendi sunucularına (On-Premise) kurulum seçeneği var mı?
- Erişim: Tedarikçinin çalışanlarından kimler, hangi durumda verilerinize erişebilir? Erişimler kayıt altına alınıyor mu?
- Silme: Sözleşme bittiğinde veriler ne kadar sürede ve nasıl silinir ya da size iade edilir?
- Belgeler: Bilgi güvenliği belgeleri ve bağımsız güvenlik testleri paylaşılabiliyor mu?
Sözleşmede Bulunması Gerekenler
| Madde | Neden önemli? |
|---|---|
| Amaç sınırlaması | Verilerin yalnızca iç iletişim hizmeti için işleneceğini güvence altına alır. |
| Pazarlama ve paylaşım yasağı | Çalışan verilerinin reklam, SMS ya da üçüncü taraf kampanyalarında kullanılmasını engeller. |
| Silme ve iade | Sözleşme sonunda verilerin kurumda kalmasını sağlar. |
| Denetim hakkı | Kurumun verilerinin nasıl işlendiğini kontrol edebilmesini sağlar. |
Çalışanlar Açısından Neden Önemli?
Çalışanlar, işverenlerinin istediği bir uygulamaya telefon numaralarını ve bilgilerini veriyor. Bu verilerin beklenmedik bir kanaldan, örneğin bir reklam ya da SMS kampanyası olarak geri dönmesi, hem çalışanın güvenini hem de işverenin itibarını zedeler. İç iletişim uygulamasına duyulan güven, kullanım oranını da doğrudan etkiler.
Kurulum modeli kararı için On-Premise mi Cloud mu yazımıza, KVKK tarafı için KVKK için sorulacak 8 soru rehberimize ve KVKK uyumlu çalışan uygulaması sayfamıza bakabilirsiniz. Değerlendirme kriterlerini tek belgede toplamak için teknik şartname şablonumuzu alabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Çalışan uygulaması tedarikçisi çalışanların verilerini başka amaçla kullanabilir mi?
Kullanmamalıdır. Tedarikçi veri işleyen sıfatıyla yalnızca kurumun talimatıyla işlem yapmalı; pazarlama, reklam ya da paylaşım yasağı sözleşmede açıkça yazmalıdır.
Verilerin kurumda kalmasını sağlamanın en güvenli yolu nedir?
Kurumun kendi sunucularına kurulum (On-Premise) seçeneği, verilerin kurum altyapısında kalmasını sağlar; bulut kurulumda ise veri yeri ve erişim koşulları sözleşmede netleştirilmelidir.
Çalışanların telefon numaraları diğer çalışanlara görünür mü?
Bu, uygulamanın ayarlarına bağlıdır; kurum, çalışan rehberinde hangi bilgilerin kimlere gösterileceğini yetkilendirmeyle belirleyebilmelidir.