KVKK Uyumlu Çalışan Uygulaması: Çalışan iletişimi, veri kontrolünü kaybetmeden
Çalışan verisi ve kurumsal bilgi; kişisel mesajlaşma gruplarında ya da kontrol edemediğiniz platformlarda değil, kurumunuzun belirlediği kurallarla yönetilen bir uygulamada olmalı.
KVKK uyumlu
On-Premise seçeneği
ISO 27001 & SSL
Rol bazlı yönetim
KVKK Uyumlu Çalışan Uygulaması Neden Önemlidir?
Kurum içi iletişimde çalışanların adı, telefonu, görevi ve paylaşımları gibi kişisel veriler işlenir. KVKK uyumlu bir çalışan uygulaması bu verileri kurumun kontrolünde, yetkilendirilmiş kişilerin erişebileceği şekilde tutar; çalışanların kişisel numaralarını birbirine açmadan iletişim kurmasını sağlar ve gerekirse tüm veriyi kurumun kendi sunucularında barındırma imkanı sunar.
Veri ve Erişim Kurumun Kontrolünde
On-Premise kurulum: Uygulama ve veriler tamamen kurumun kendi altyapısında çalışabilir.
Kurumsal kimlik: LDAP / Active Directory ile kimlik doğrulama ve otomatik kullanıcı yönetimi.
Kontrollü kayıt: Uygulama yalnızca kurumun belirlediği kriterlere uyan kullanıcılara açılır.
Rol bazlı yönetim: Departmanlar yalnızca yetkili oldukları modülleri, ayrı yönetici rolleriyle yönetir.
Onay akışı ve kayıtlar: İçerikler isteğe bağlı onaydan geçer; yönetici işlemleri kayıt altında tutulur.
ISO 27001 ve SSL: Bilgi güvenliği standartları ve şifreli iletişim.
Çalışanın Verisi, Çalışanın İzniyle
Uygulama, kişisel verinin görünürlüğünü kurumun ve çalışanın kontrolüne bırakır.
Profil alanları ihtiyaca göre açılıp kapatılır; hangi bilgilerin görüneceğini kurum belirler.
Doğum günü kutlaması gibi kişisel bilgiler için çalışanın izni profil üzerinden alınır.
Çalışanlar birbirine kişisel telefon numarası paylaşmadan, uygulama içinden iletişim kurar.
İşten ayrılan çalışanın erişimi merkezi olarak kapatılır.
Kişisel Mesajlaşma Uygulamaları ve Kurumsal Uygulama
Kriter
Kişisel mesajlaşma grupları
İç İletişim
Veri kurumun kontrolünde
Yok
Var
Kendi sunucularınızda çalıştırma
Yok
Var
Kurumsal kimlikle giriş (LDAP)
Yok
Var
Rol bazlı yönetici yetkileri
Kısmen
Var
Ayrılan çalışanın erişiminin merkezi kapatılması
Yok
Var
Kişisel numara paylaşmadan iletişim
Yok
Var
“Arneca Teknoloji, İnsan Kaynakları uygulamaları alanında çözüm ortağımızdır. Çalışanlarımız için geliştirdiğimiz uygulama ile şu başarıları elde ettik: tüm çalışanlara erişmek için yeni bir iletişim kanalı, çalışanlarla artan etkileşim, duyurulara ve yönetim mesajlarına daha hızlı erişim, çalışan haklarının daha iyi kullanımı için artırılmış farkındalık ve hareket halindeyken hayati bilgilere erişim (7/24).”
İç İletişimde KVKK Açısından Dikkat Edilecekler
Aşağıdaki maddeler genel bir çerçeve sunar; kurumunuza özel değerlendirme için hukuk ve bilgi güvenliği ekiplerinizle birlikte çalışın.
Aydınlatma: Çalışanlara hangi kişisel verilerin, hangi amaçla ve ne kadar süre işlendiğini açık bir metinle bildirin.
Veri minimizasyonu: Rehberde ve profillerde yalnızca iletişim için gerçekten gerekli alanları gösterin.
Açık rıza: Doğum günü gibi zorunlu olmayan bilgileri yalnızca çalışanın onayıyla paylaşın.
Yetkilendirme: Her yöneticinin yalnızca sorumlu olduğu grup ve modüllere erişmesini sağlayın.
Saklama ve silme: İşten ayrılan çalışanların erişimini kapatın; verilerin saklama sürelerini politikanıza göre belirleyin.
Veri konumu: Verilerin nerede tutulduğunu bilin; gerekiyorsa kendi sunucularınızda (On-Premise) çalıştırın.
BT ve Hukuk Ekibinin Soracağı 4 Soru
Veri nerede tutuluyor?: Bulut mu, kurumun kendi sunucuları mı? İç İletişim iki seçeneği de sunar.
Kimlik nasıl doğrulanıyor?: Kurumsal dizinle (LDAP / Active Directory) giriş ve otomatik kullanıcı yönetimi mümkün mü?
Kim neyi görebiliyor?: Rol bazlı yönetim, gruba özel içerik ve onay akışı tanımlanabiliyor mu?
Hangi standartlar var?: Bilgi güvenliği sertifikaları (ör. ISO 27001) ve şifreli iletişim (SSL) mevcut mu?
Güvenlik ve KVKK Hakkında
Uygulama herkese açık mı?
Hayır. Uygulama yalnızca kurumun belirlediği kriterlere göre kayıtlı kullanıcılara açılır. İstenirse kayıt ol seçeneği aktif bırakılarak kontrollü katılım sağlanabilir.
Veriler nerede tutulur?
Kurumun tercihine göre güvenli bulutta (Cloud) veya tamamen kurumun kendi sunucularında (On-Premise) tutulabilir.
Yönetici yetkileri nasıl ayrılır?
Her departman veya ekip, yalnızca yetkilendirildiği modülleri ayrı yönetici rolleriyle yönetir. İsteğe bağlı onay akışıyla içerik yayına girmeden önce ikinci bir yetkili tarafından onaylanır.
Çalışan uygulaması için çalışanlardan açık rıza almak gerekir mi?
Bu, işlenen verinin türüne ve hukuki dayanağına bağlıdır ve kurumun hukuk birimiyle değerlendirilmelidir. Genel olarak çalışanların aydınlatılması gerekir; doğum günü paylaşımı gibi zorunlu olmayan bilgiler için ise çalışanın onayı alınması önerilir. İç İletişim, bu tür bilgilerin görünürlüğünü çalışanın profil iznine bağlayabilir.
Çalışanların kişisel numaraları görünür mü?
Hayır. İletişim uygulama içinden yapılır; rehberde hangi alanların görüneceğini kurum belirler.