Yeni Ürün ve Kampanya Bilgisini Şubeye Müşteriden Önce Ulaştırmak: 6 Adım
İç İletişim · 3 dk okuma · İç İletişim Editör Ekibi
Kısaca: Yeni bir ürün ya da kampanya duyurulduğunda müşteri bilgiyi çoğu zaman reklamdan, uygulamadan ya da sosyal medyadan çalışandan önce öğrenir. Şubedeki, çağrı merkezindeki ve sahadaki çalışanın kampanyayı müşteriden önce bilmesi için bilginin yayından önce, ilgili rollere hedeflenerek, kısa bir özet ve tek bir güncel doküman olarak ulaşması; okunduğunun takip edilmesi ve sahadan gelen soruların merkeze dönmesi gerekir.
Müşteri Neden Çalışandan Önce Öğreniyor?
- Pazarlama ve iç iletişim takvimleri ayrı yürür: Kampanya dış kanallarda yayına girerken iç duyuru henüz hazırlanıyor olabilir.
- Bilgi zincirleme aktarılır: Genel müdürlükten bölgeye, bölgeden şubeye, şubeden ekibe giden bilgi her halkada gecikir.
- Ayrıntı dağınıktır: Koşullar e-postada, sık sorulan sorular başka bir dosyada, son değişiklik bir mesajlaşma grubundadır.
- Herkese aynı bilgi gider: Kampanyayla ilgisi olmayan çalışanlar da aynı duyuruyu alır, ilgili olanlar için önemli ayrıntı gürültüde kaybolur.
Ürün ve Kampanya Bilgisini Şubeye Önce Ulaştırmak İçin 6 Adım
1. İç duyuruyu kampanya takvimine bağlayın
Kampanyanın dış yayın tarihine göre iç duyuru tarihini geriye doğru planlayın. Çalışanın bilgiyi öğrenip sorularını sorabileceği kadar önce yayımlanması, dış duyuruyla aynı gün yayımlanmasından daha iyi sonuç verir.
2. İlgili rollere hedefleyin
Kampanyayı satacak ya da hakkında soru yanıtlayacak şube, unvan, takım ve kanalları belirleyin. Bireysel bir ürün kampanyası yalnızca ilgili şube rollerine ve çağrı merkezi takımlarına, kurumsal bir ürün ise ilgili portföy ekiplerine gitsin.
3. Kısa bir özet ve tek bir güncel doküman hazırlayın
Duyuru ilk cümlelerde şunları söylesin: Ne başlıyor? Ne zamandan ne zamana geçerli? Kimler yararlanabilir? Müşteriye ne söylenmeli? Koşullar, sık sorulan sorular ve örnek cümleler tek bir dokümanda dursun; değişiklik olduğunda yalnızca o doküman güncellensin.
4. Okunma takibi yapın
Kampanya başlamadan önce ilgili rollerin duyuruyu okuyup okumadığına bakın, okumayanlara hatırlatma gönderin. Okunma takibinin ayrıntıları için kritik duyurularda okundu teyidi yazımıza bakabilirsiniz.
5. Kısa bir bilgi yarışması ya da anketle anlaşıldığını kontrol edin
Birkaç soruluk bir bilgi yarışması ya da anket, kampanya koşullarının doğru anlaşılıp anlaşılmadığını hızlıca gösterir ve yanlış anlaşılan noktaları ortaya çıkarır.
6. Sahadan gelen soruları merkeze döndürün
Müşterilerin en çok sorduğu konular ilk olarak şubeye ve çağrı merkezine gelir. Öneri ve geri bildirim kanalıyla bu soruları toplayın, sık sorulan soruları güncelleyin ve güncellemeyi yine aynı kanaldan duyurun.
Kampanya Duyurusu İçin Örnek Yapı
- Başlık: Kampanyanın adı ve başlangıç tarihi
- İlk cümle: Kampanyanın ne olduğu ve kimler için geçerli olduğu
- Müşteriye söylenecek tek cümle: Çalışanın kullanabileceği kısa açıklama
- Önemli koşullar: En fazla üç madde
- Ayrıntı: Güncel doküman ve sık sorulan sorular bağlantısı
- Soru için: Sorunun iletileceği kanal
Daha fazla duyuru kalıbı için şirket içi duyuru örnekleri yazımıza bakabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Kampanya bilgisi şubelere ne zaman duyurulmalı?
Dış yayından önce, çalışanın bilgiyi okuyup sorularını sorabileceği kadar erken. Kesin süre kampanyanın karmaşıklığına göre değişir; önemli olan iç duyurunun dış duyurudan sonra kalmamasıdır.
Kampanya koşulları değişirse ne yapılmalı?
Tek güncel doküman güncellenir ve değişiklik, kampanyayla ilgili rollere kısa bir duyuruyla bildirilir. Eski sürümlerin dolaşımda kalmaması için bilgi tek bir yerde tutulur.
Bankalarda kampanya duyuruları nasıl hedeflenir?
Kullanıcı grupları İK verisinden genel müdürlük, bölge, şube, unvan ve kanal kırılımlarıyla oluşturulur; duyuru yalnızca kampanyayla ilgili gruplara gönderilir. Ayrıntılar için banka ve sigorta şirketleri için iç iletişim sayfamıza ve genel müdürlük ile şube arasında iç iletişim yazımıza bakabilirsiniz.
Hedefli duyuru, okunma takibi, doküman ve anketin birlikte nasıl çalıştığını kurum içi iletişim uygulaması sayfamızda inceleyebilirsiniz.