Çalışan Uygulamasında LDAP, Active Directory ve SAP Entegrasyonu
İç İletişim · 7 dk okuma · İç İletişim Editör Ekibi
Kısaca: Kurumsal bir çalışan uygulamasında LDAP / Active Directory entegrasyonu, çalışanların mevcut kurumsal kullanıcı adı ve şifreleriyle giriş yapmasını ve işten ayrılan kişinin erişiminin otomatik kapanmasını sağlar. SAP gibi İK sistemleriyle entegrasyon ise kullanıcı listesini, departman, lokasyon ve unvan bilgilerini güncel tutar; böylece duyurular doğru gruplara gider ve kimse elle eklenip çıkarılmak zorunda kalmaz. Kurumsal e-postası olmayan saha çalışanları için İK verisi, kimlik doğrulamanın temel kaynağı olur.
Entegrasyon Neden Önemli?
- Güncel kullanıcı listesi: İşe başlayan çalışan uygulamaya otomatik eklenir, ayrılanın erişimi kapanır. Elle yönetilen listelerde bu adım sıklıkla gecikir.
- Doğru hedefleme: Departman, lokasyon, vardiya ve unvan bilgisi İK sisteminden geldiği için duyurular doğru gruplara gider.
- Güvenlik ve KVKK: Kimlik doğrulama kurumun mevcut altyapısında kalır; erişim yetkileri merkezi olarak yönetilir.
- Daha az destek talebi: Çalışan ayrı bir şifre hatırlamak zorunda kalmaz.
Hangi Sistem Ne İçin Kullanılır?
| Sistem | Tipik kullanım | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| LDAP / Active Directory | Kurumsal hesabı olan çalışanların giriş yapması | Saha çalışanlarının çoğunun AD hesabı olmayabilir; onlar için ayrı giriş yöntemi gerekir |
| SAP ve diğer İK sistemleri | Kullanıcı listesi, organizasyon yapısı, lokasyon ve unvan bilgisi | Hangi alanların aktarılacağı ve ne sıklıkla güncelleneceği baştan belirlenmeli |
| Bordro ve izin sistemleri | Bordro, izin bakiyesi gibi İK bilgilerinin uygulamada gösterilmesi | Kişisel veri içerdiği için erişim yetkileri ve KVKK kapsamı netleştirilmeli |
| LMS (eğitim sistemleri) | Eğitimlere uygulama üzerinden tek oturumla erişim | Tek oturum açma (SSO) senaryosu test edilmeli |
Kurumsal E-postası Olmayan Çalışanlar Nasıl Giriş Yapar?
Fabrika, mağaza ve sahadaki çalışanların çoğunun Active Directory hesabı ve kurumsal e-postası yoktur. Bu çalışanlar için kimlik bilgisi genellikle İK sistemindeki kayıttan gelir: sicil numarası ya da telefon numarası gibi kurumun belirlediği bir bilgiyle doğrulama yapılır. Önemli olan, bu listenin de İK verisiyle otomatik güncellenmesidir; aksi halde ayrılan çalışanların erişimi açık kalabilir.
Entegrasyon Projesinde 6 Adım
- Veri kaynaklarını belirleyin: Kullanıcı listesinin ana kaynağı hangi sistem? Kimlik doğrulama nereden yapılacak?
- Alanları seçin: Ad, departman, lokasyon, unvan, yönetici gibi hangi alanların aktarılacağını ve hangilerinin gerekmediğini belirleyin. KVKK açısından yalnızca gerekli veriyi aktarın.
- Güncelleme sıklığını kararlaştırın: Günlük, saatlik ya da anlık senkronizasyon; işe giriş ve çıkışların ne kadar sürede yansıyacağını tanımlayın.
- Grup kurallarını tasarlayın: Hangi İK alanından hangi kullanıcı grubunun oluşacağını belirleyin; örneğin lokasyon ve vardiya.
- Test ortamında doğrulayın: Örnek bir departmanla giriş, çıkış ve grup değişikliği senaryolarını deneyin.
- Hata ve istisna sürecini kurun: Senkronizasyon hatalarında kimin bilgilendirileceğini ve "kullanıcı bulunamadı" durumunda çalışana hangi mesajın gösterileceğini belirleyin.
Tedarikçiye Sorulacak Sorular
- LDAP / Active Directory ve kullandığımız İK sistemiyle hazır entegrasyonunuz var mı?
- Kurumsal e-postası olmayan çalışanlar hangi yöntemle giriş yapıyor?
- Senkronizasyon ne sıklıkla çalışıyor, hatalar nasıl raporlanıyor?
- On-Premise kurulumda entegrasyon kurumun kendi ağında mı kalıyor?
İç İletişim; LDAP / Active Directory, SAP, PeopleSoft, bordro ve İK sistemleri ile LMS entegrasyonlarını destekler, Cloud ya da On-Premise kurulabilir. Ayrıntılar için kurum içi iletişim uygulaması ve KVKK uyumlu çalışan uygulaması sayfalarımıza; değerlendirme kriterleri için teknik şartname şablonumuza bakabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Çalışan uygulaması Active Directory ile nasıl entegre edilir?
Uygulama, kimlik doğrulama için kurumun LDAP / Active Directory sunucusuna bağlanır; çalışan mevcut kurumsal kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapar. Hesabı kapatılan kullanıcının uygulama erişimi de kapanır.
SAP entegrasyonu ne işe yarar?
SAP gibi İK sistemlerinden gelen kullanıcı ve organizasyon verisiyle kullanıcı listesi ve gruplar otomatik güncellenir; duyurular departman, lokasyon ve vardiyaya göre doğru kişilere gider.
Entegrasyon olmadan çalışan uygulaması kullanılabilir mi?
Kullanılabilir, ancak kullanıcıların elle eklenip çıkarılması gerekir. Büyük ve değişken çalışan sayısına sahip kurumlarda bu yöntem hata ve güvenlik riski doğurur.
Entegrasyon KVKK açısından nelere dikkat etmeli?
Yalnızca amaç için gerekli alanlar aktarılmalı, erişim yetkileri rol bazında tanımlanmalı ve veri işleme sözleşmesinde aktarılan veriler açıkça belirtilmelidir.