Kurum İçi İletişim Uygulaması Teknik Şartname ve RFP Şablonu
İç İletişim · 8 dk okuma · İç İletişim Editör Ekibi
Kısaca: Kurum içi iletişim uygulaması için teknik şartname (ya da RFP); kullanıcı kapsamını, zorunlu ve tercih edilen özellikleri, güvenlik ve KVKK gereksinimlerini, entegrasyonları, kurulum modelini, destek koşullarını ve değerlendirme kriterlerini tek bir belgede toplar. İyi hazırlanmış bir şartname, teklifleri aynı kapsam üzerinden karşılaştırmayı ve sonradan çıkan ek maliyetleri önlemeyi sağlar.
Aşağıdaki şablon kurumların kendi ihtiyaçlarına göre uyarlayabileceği bir başlangıç noktasıdır; satın alma ve hukuk birimlerinin kendi kurallarıyla birlikte kullanılmalıdır.
1. Genel Bilgiler ve Kapsam
- Projenin amacı (ör. tüm çalışanlara, kurumsal e-postası olmayanlar dahil, tek kanaldan ulaşmak)
- Toplam kullanıcı sayısı; ofis, saha, fabrika ve mağaza dağılımı
- Şirket ve lokasyon yapısı (tek şirket, holding, grup şirketleri)
- Kullanılacak platformlar: iOS, Android, web
- Desteklenmesi gereken diller
2. Fonksiyonel Gereksinimler
| Başlık | Örnek gereksinim | Zorunlu / Tercih |
|---|---|---|
| Duyuru ve haber | Gruba göre hedefleme, planlı gönderim, okunma raporu | |
| Bildirim | Anlık bildirim, acil durum bildirimi | |
| Anket | Anonim ve açık anket, sonuç raporu | |
| Etkileşim | Yorum, beğeni, paylaşım duvarı, gruplar | |
| Takdir ve etkinlik | Takdir kartları, etkinlik kaydı, kutlamalar | |
| Doküman ve rehber | Doküman kütüphanesi, çalışan rehberi, formlar | |
| Günlük ihtiyaçlar | Yemek menüsü, servis, vardiya bilgisi | |
| Yönetim | İçerik onay akışı, rol bazlı yönetici paneli, raporlama |
3. Teknik ve Güvenlik Gereksinimleri
- Kurulum modeli: bulut, kurumun kendi sunucuları (On-Premise) ya da her ikisi
- Kimlik doğrulama: LDAP / Active Directory, tek oturum açma; e-postası olmayanlar için telefon ya da sicil numarasıyla giriş
- Entegrasyonlar: İK ve bordro sistemleri, SAP, eğitim platformu
- Şifreli iletişim, erişim kayıtları, rol bazlı yetkilendirme
- KVKK: veri yeri, yurt dışı aktarım, saklama ve silme süreçleri, sözleşme hükümleri
- Bilgi güvenliği belgeleri ve düzenli güvenlik testleri
- Kurumun kendi markasıyla uygulama mağazalarında yayın
4. Hizmet, Destek ve Sözleşme
- Kurulum, yapılandırma ve içerik ekibine eğitim kapsamı
- Destek kanalları, çalışma saatleri ve yanıt süreleri
- Güncelleme ve bakım politikası
- Sözleşme süresi, fiyat yapısı ve çıkışta veri aktarımı
- Pilot ya da deneme dönemi
5. Değerlendirme Kriterleri
Teklifler; fonksiyonel uygunluk, saha çalışanlarına erişim, güvenlik ve KVKK, entegrasyon, kullanım kolaylığı (çalışan ve yönetici tarafında), destek ve referans görüşmeleri ile toplam maliyet üzerinden puanlanabilir. Ağırlıklar kurumun önceliklerine göre belirlenmelidir.
Ayrıntılı seçim kriterleri için seçim rehberimize, maliyet kalemleri için fiyat ve maliyet faktörleri yazımıza, KVKK soruları için KVKK rehberimize bakabilirsiniz.
Örnek Puanlama Tablosu
Aşağıdaki ağırlıklar yalnızca örnektir; her kurum kendi önceliklerine göre değiştirmelidir.
| Kriter | Örnek ağırlık | Teklif A (1-5) | Teklif B (1-5) |
|---|---|---|---|
| Fonksiyonel uygunluk | %25 | ||
| Saha çalışanlarına erişim ve kullanım kolaylığı | %20 | ||
| Güvenlik ve KVKK | %20 | ||
| Entegrasyon ve kurulum modeli | %15 | ||
| Destek ve referanslar | %10 | ||
| Toplam maliyet | %10 |
Şartname Süreci İçin Örnek Akış
- İhtiyaç toplama: İK, iç iletişim, BT, güvenlik ve saha temsilcileriyle gereksinimleri listeleyin.
- Taslak şartname: Zorunlu ve tercih edilen gereksinimleri ayırın.
- Ön görüşmeler ve demo: Birkaç tedarikçiyle kısa görüşmeler yapın, şartnameyi netleştirin.
- Teklif toplama: RFP'yi aynı kapsamla gönderin, soru-cevap için tarih belirleyin.
- Değerlendirme: Puanlama tablosu, referans görüşmeleri ve gerekirse pilot.
- Karar ve sözleşme: Hizmet seviyesi, veri işleme hükümleri ve çıkış koşullarını sözleşmeye yazın.
Sıkça Sorulan Sorular
Teknik şartname ile RFP arasındaki fark nedir?
Teknik şartname aranan özellikleri ve koşulları tanımlar; RFP (teklif talebi) bu şartnameyle birlikte tedarikçilerden çözüm ve fiyat teklifi isteyen belgedir. Uygulamada çoğu zaman birlikte kullanılır.
Şartnamede hangi gereksinimler zorunlu olmalı?
Kurumun vazgeçemeyeceği konular zorunlu olmalıdır: genellikle tüm çalışanlara erişim, güvenlik ve KVKK gereksinimleri, gerekli entegrasyonlar ve kurulum modeli. Diğer özellikler tercih edilen olarak puanlanabilir.
Şartname hazırlarken hangi birimler yer almalı?
İç iletişim veya İK, BT ve bilgi güvenliği, hukuk ve satın alma birimleri; saha operasyonlarından bir temsilci de kullanıcı ihtiyaçlarını doğru yansıtmak için faydalıdır.
Teklifler nasıl karşılaştırılmalı?
Aynı kapsam ve kullanıcı sayısı üzerinden, ağırlıklı puanlama tablosuyla; mümkünse kısa bir pilot ya da demo ile çalışan ve yönetici deneyimi de değerlendirilerek.