SharePoint İntraneti Varken Saha Çalışanlarına Nasıl Ulaşılır?
İç İletişim · 6 dk okuma · İç İletişim Editör Ekibi
Kısaca: SharePoint intraneti ve Microsoft Teams, ofis çalışanları için güçlü bir bilgi ve işbirliği ortamıdır; ancak kurumsal hesabı, lisansı ya da bilgisayarı olmayan saha, fabrika ve mağaza çalışanlarına çoğu zaman ulaşmaz. Bu boşluk, SharePoint'i kaldırmadan, yanına kurulan mobil bir çalışan uygulamasıyla kapatılır: intranet ofisin bilgi merkezi olarak kalır, çalışan uygulaması tüm çalışanlara ulaşan iletişim kanalı olur.
Bu rehberde SharePoint ve Teams kullanan kurumların saha çalışanlarına ulaşırken karşılaştığı sınırları, iki yapının birlikte nasıl konumlanacağını ve geçiş sırasında dikkat edilecek noktaları ele alıyoruz.
SharePoint İntraneti Kime Ulaşır, Kime Ulaşmaz?
SharePoint intraneti genellikle kurumsal kimliği olan, gün içinde bilgisayar başında çalışan kullanıcılar için tasarlanır. Saha ekiplerinde ise şu engeller sık görülür:
- Hesap ve lisans: Üretim, mağaza, depo ve servis çalışanlarının önemli bir kısmının kurumsal kullanıcı hesabı ya da lisansı bulunmaz.
- Cihaz: Çalışanın gün içinde kullandığı tek cihaz kişisel telefonudur; intranet ise çoğunlukla masaüstü kullanım için kurgulanmıştır.
- Erişim yolu: Kurum ağı, VPN ya da çok adımlı oturum açma gibi gereksinimler, molada birkaç dakikası olan çalışan için pratik değildir.
- İçerik biçimi: Uzun doküman ve sayfa yapıları, kısa ve görsel bilgi bekleyen saha çalışanına uygun değildir.
Sonuçta duyurular ofiste okunur, sahaya ise vardiya amirinin sözlü aktarımı, panolar ya da gayriresmî mesajlaşma grupları üzerinden ulaşır.
SharePoint, Teams ve Çalışan Uygulaması Karşılaştırması
| Kriter | SharePoint intraneti | Teams | Mobil çalışan uygulaması |
|---|---|---|---|
| Temel amaç | Doküman, politika ve kurumsal bilgi merkezi | Ekip içi yazışma, toplantı ve işbirliği | Tüm çalışanlara duyuru, bildirim ve etkileşim |
| Kurumsal hesabı olmayan çalışan | Genellikle erişemez | Genellikle erişemez | Telefon numarası ya da sicil ile erişebilir |
| Birincil cihaz | Bilgisayar | Bilgisayar ve telefon | Telefon |
| Hedefli duyuru ve okunma takibi | Sınırlı | Kanal bazında | Lokasyon, departman ve vardiya bazında, okunma raporuyla |
| Anket, takdir, öneri | Ek geliştirme gerektirebilir | Ek uygulamalarla | Hazır modüller |
İki Yapıyı Birlikte Konumlamak
Amaç SharePoint'in ya da Teams'in yerine geçmek değil, ulaşamadıkları çalışanları kapsamaktır. Pratik bir iş bölümü şöyle kurulabilir:
- SharePoint: Politikalar, prosedürler ve ofis ekiplerinin doküman kütüphanesi olarak kalır.
- Teams: Ofis ekiplerinin günlük yazışma ve toplantı aracı olarak devam eder.
- Çalışan uygulaması: Tüm çalışanlara giden duyurular, acil bildirimler, anketler, takdir ve öneri süreçleri için ortak kanal olur. Saha çalışanının ihtiyaç duyduğu doküman ve bağlantılar da uygulamada yer alır.
Kimlik doğrulama tarafında ofis kullanıcıları mevcut kurumsal hesaplarıyla, saha çalışanları ise telefon numarası ya da sicil numarasıyla giriş yapabilir. Ayrıntılar için LDAP, Active Directory ve SAP entegrasyonu rehberimize bakabilirsiniz.
Viva Engage ve SharePoint Haberleri Yeterli mi?
Microsoft 365 kullanan kurumlar duyurular için çoğunlukla SharePoint haber sayfalarını, kurum içi sosyal paylaşım için de Viva Engage'i değerlendirir. Bu araçlar, çalışanların Microsoft 365 hesabıyla oturum açtığı yapılarda iyi çalışır. Belirleyici soru şudur: duyurunun ulaşması gereken çalışanların hepsinin bir Microsoft 365 hesabı ve bu hesabı düzenli kullandığı bir cihazı var mı?
- Evet ise: Mevcut araçlarla ilerlemek ve içerik planına odaklanmak çoğu zaman yeterlidir.
- Hayır ise: Hesabı olmayan çalışanlar için ya ek lisans ve hesap yönetimi gerekir ya da bu çalışanlara ayrı bir mobil kanalla ulaşılır. Bu noktada lisans maliyeti, kullanıcı yönetimi ve çalışanın uygulamayı gerçekten açıp açmayacağı birlikte değerlendirilmelidir.
Maliyet tarafını karşılaştırmak için uygulama fiyatları ve maliyet faktörleri rehberimize bakabilirsiniz.
Geçiş İçin Kontrol Listesi
- Kurumsal hesabı olmayan çalışan sayısını ve lokasyonlarını çıkarın.
- Bugün sahaya hangi kanallardan bilgi aktarıldığını listeleyin (amir, pano, mesajlaşma grupları).
- Hangi içeriğin SharePoint'te kalacağını, hangisinin herkese duyurulacağını belirleyin.
- Kullanıcı gruplarını İK verisinden lokasyon, departman ve vardiya kırılımlarıyla tanımlayın.
- Bir lokasyonda pilot başlatın; okunma oranlarını mevcut kanallarla karşılaştırın.
Teams ve mesajlaşma gruplarıyla ilgili karşılaştırma için Teams ve WhatsApp varken neden çalışan uygulaması yazımızı, intranetin mobil karşılığı için mobil intranet sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
SharePoint intraneti varken ayrıca çalışan uygulamasına gerek var mı?
Tüm çalışanlar kurumsal hesapla ve düzenli olarak intranete erişebiliyorsa ihtiyaç sınırlı olabilir. Hesabı ya da bilgisayarı olmayan saha çalışanları varsa, mobil çalışan uygulaması bu çalışanlara ulaşmanın en pratik yoludur.
Çalışan uygulaması SharePoint'in yerini alır mı?
Almak zorunda değildir. SharePoint doküman ve bilgi merkezi olarak kalırken çalışan uygulaması herkese ulaşan iletişim kanalı olarak kullanılabilir.
Saha çalışanları kurumsal hesap olmadan nasıl giriş yapar?
Telefon numarası, sicil numarası ya da kurumun belirlediği başka bir doğrulama yöntemiyle giriş yapabilirler; ofis çalışanları mevcut kurumsal hesaplarını kullanmaya devam eder.
Teams kullanan ofis çalışanları iki uygulama mı kullanacak?
Ofis çalışanları günlük işbirliği için Teams'i kullanmaya devam eder; çalışan uygulaması kurum geneli duyurular, anketler ve takdir gibi herkesi ilgilendiren içerikler için kullanılır.