Şirket İçi Mesajlaşma Uygulaması: Seçim Kriterleri ve Farkları
İç İletişim · 5 dk okuma · İç İletişim Editör Ekibi
Kısaca: Şirket içi mesajlaşma uygulaması, çalışanların birbirleriyle ve ekipleriyle anlık yazışmasını sağlayan kurumsal bir araçtır. Ekip içi koordinasyon için yeterlidir; ancak tüm çalışanlara resmi duyuru yapmak, içerikleri gruba göre hedeflemek, okunmayı ölçmek ve kurumsal e-postası olmayan saha çalışanlarına ulaşmak gerekiyorsa mesajlaşmanın ötesinde bir kurum içi iletişim platformu gerekir.
Bu rehberde şirket içi mesajlaşma uygulamasının ne işe yaradığını, kişisel mesajlaşma uygulamalarından farkını, seçerken bakılması gereken kriterleri ve mesajlaşmanın ne zaman yetmediğini ele alıyoruz.
Şirket İçi Mesajlaşma Uygulaması Ne İşe Yarar?
- Birebir ve grup yazışmalarıyla ekip içi hızlı koordinasyon
- Dosya, fotoğraf ve doküman paylaşımı
- Vardiya, proje ya da lokasyon bazlı gruplar
- Yazışmaların kurum hesabında kalması ve çalışan ayrıldığında erişimin kapatılabilmesi
- Kişisel telefon numaralarının paylaşılmasına gerek kalmaması
Kişisel Mesajlaşma Uygulamalarından Farkı
| Konu | Kişisel mesajlaşma uygulaması | Kurumsal mesajlaşma / iç iletişim uygulaması |
|---|---|---|
| Hesap | Kişisel telefon numarası | Kurumun yönettiği kullanıcı hesabı |
| Veri kontrolü | Uygulama sağlayıcısında, kurumun kontrolü dışında | Kurumun belirlediği ortamda (bulut ya da kurum içi sunucu) |
| Çalışan ayrıldığında | Gruplardan tek tek çıkarılması gerekir | Hesap merkezi olarak kapatılır |
| Yetkilendirme | Grup yöneticisine bağlı | Rol, birim ve lokasyon bazlı |
| Resmi duyuru | Sohbet akışında kaybolur | Ayrı duyuru alanı, anlık bildirim ve okunma takibi |
Ayrıntılar için iş WhatsApp grubu kuralları yazımıza ve WhatsApp yerine kurumsal iletişim uygulaması sayfamıza bakabilirsiniz.
Şirket İçi Mesajlaşma Uygulaması Seçerken 8 Kriter
- Kimler kullanacak? Yalnızca masa başı çalışanlar mı, yoksa kurumsal e-postası olmayan saha ve vardiya çalışanları da mı?
- Giriş yöntemi: Kurumsal e-posta, telefon numarası ya da sicil numarası ile giriş seçenekleri
- Kimlik doğrulama ve entegrasyon: LDAP / Active Directory, İK sistemleri
- Veri yeri ve KVKK: Bulut ya da kurumun kendi sunucularında (On-Premise) kurulum
- Yetki yapısı: Rol, birim ve lokasyona göre grup ve içerik yetkileri
- Duyuru ve bildirim: Sohbetten ayrı resmi duyuru alanı, anlık bildirim, okunma takibi
- İki yönlü iletişim: Anket, yorum, öneri gibi geri bildirim araçları
- Yönetim ve raporlama: Kullanım istatistikleri, içerik onay akışı
Mesajlaşma Ne Zaman Yetmez?
Mesajlaşma uygulamaları ekip içi yazışma için tasarlanmıştır. Aşağıdaki ihtiyaçlar ortaya çıktığında bir kurum içi iletişim uygulaması daha uygun olur:
- Genel müdür mesajı, politika değişikliği ya da kriz bilgisinin tüm çalışanlara aynı anda ulaşması
- Duyuruların lokasyon, vardiya ya da departmana göre hedeflenmesi
- Kimin okuduğunun ve okumadığının görülmesi
- Şirket haberleri, etkinlikler, anketler ve takdir gibi içeriklerin tek yerde toplanması
- Kurumun kendi markasıyla uygulama mağazalarında yayınlanan bir çalışan uygulaması
Platform seçenekleri için en iyi kurum içi iletişim uygulamaları karşılaştırmamıza bakabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Şirket içi mesajlaşma uygulaması nedir?
Çalışanların kurumsal hesaplarıyla birebir ve grup halinde yazışabildiği, verilerin kurumun kontrolünde olduğu mesajlaşma aracıdır.
Şirket içinde WhatsApp kullanmak sakıncalı mı?
Kısa koordinasyon için kullanılabilir; ancak kişisel numaraların paylaşılması, verinin kurumun kontrolü dışında olması ve resmi duyuruların sohbet içinde kaybolması nedeniyle kurumsal iletişim için önerilmez.
Mesajlaşma uygulaması ile iç iletişim uygulaması arasındaki fark nedir?
Mesajlaşma uygulaması ekip içi yazışmaya odaklanır. İç iletişim uygulaması buna ek olarak tüm çalışanlara hedefli duyuru, anlık bildirim, okunma takibi, haber, anket ve etkinlik gibi kurum geneli iletişim işlevlerini sunar.
Kurumsal e-postası olmayan çalışanlar mesajlaşma uygulamasına nasıl girer?
Telefon numarası ya da sicil numarasıyla doğrulama yapan bir uygulama seçilmelidir. Böylece saha, fabrika ve mağaza çalışanları da kurumsal kanala dahil edilebilir.