WhatsApp Yerine Kurumsal İletişim Uygulaması: WhatsApp grupları kurumsal iletişim için neden yetmez?
Hızlı ve herkesin telefonunda olduğu için şirket içi duyurular çoğu zaman WhatsApp gruplarına kayar. Ancak kişisel bir mesajlaşma uygulaması; veri kontrolü, hedefleme, onay ve ölçüm gibi kurumsal ihtiyaçlar için tasarlanmamıştır.
Veri kurumda kalır
Kişisel numara paylaşılmaz
Gruba göre hedefleme
Ölçülebilir iletişim
Şirket İçi İletişimde WhatsApp Yerine Ne Kullanılmalı?
Şirket içi duyuru ve iletişim için, kurumun yönettiği bir kurum içi iletişim uygulaması kullanılmalıdır. Bu tür uygulamalarda içerik ve çalışan verisi kurumun kontrolündedir, çalışanların kişisel telefon numaraları birbirine açılmaz, duyurular departman veya lokasyona göre hedeflenir, yayın öncesi onay alınabilir ve etkileşim raporlanır. Ayrılan çalışanın erişimi merkezi olarak kapatılır.
Kişisel Mesajlaşma Gruplarıyla Yönetilen İletişimin Sorunları
Veri kontrolü: Kurumsal bilgiler, kurumun yönetmediği bir platformda ve çalışanların kişisel cihazlarında kalır.
Kişisel numaralar: Grup üyeleri birbirinin kişisel telefon numarasını görür; bu da kişisel veri açısından risk oluşturur.
Ayrılan çalışanlar: İşten ayrılan kişinin grup geçmişine ve paylaşılan dokümanlara erişimi merkezi olarak kapatılamaz.
Bilgi kirliliği: Önemli duyurular sohbet akışında kaybolur; resmi bilgi ile sohbet birbirine karışır.
WhatsApp Grupları ve Kurum İçi İletişim Uygulaması
İki yaklaşımın kurumsal iletişim kriterlerine göre karşılaştırması.
Kriter
WhatsApp grupları
İç İletişim
Herkesin telefonunda, anında bildirim
Var
Var
İçerik ve çalışan verisi kurumun kontrolünde
Yok
Var
Kişisel telefon numarası paylaşmadan iletişim
Yok
Var
Ayrılan çalışanın erişiminin merkezi olarak kapatılması
Yok
Var
LDAP/SAP ile otomatik grup yönetimi
Yok
Var
Yayın öncesi onay akışı
Yok
Var
Duyuru, anket, etkinlik, doküman tek uygulamada
Kısmen
Var
Kurumsal raporlama ve etkileşim ölçümü
Kısmen
Var
Kendi sunucularınızda çalıştırma (On-Premise)
Yok
Var
Hız Aynı Kalır, Kontrol Kuruma Geçer
Çalışanlar alıştıkları mobil deneyimi kaybetmez; kurum ise iletişimi yönetilebilir hale getirir.
Paylaşım duvarı ve mesajlaşma: Sohbet ve paylaşım ihtiyacı kurumsal ortamda, beğeni ve yorumlarla devam eder.
Resmi duyuru kanalı: Duyurular sohbetten ayrı, arşivlenen ve gruba göre hedeflenen bir akışta.
Cloud veya On-Premise: Veriler güvenli bulutta ya da tamamen kendi altyapınızda.
WhatsApp Gruplarından Kurumsal Uygulamaya 4 Adımda Geçiş
Kanalları envanterleyin: Hangi duyuruların hangi gruplardan yapıldığını ve kimlerin yönettiğini listeleyin.
Grupları eşleyin: Mevcut grupları departman, lokasyon ve vardiya gruplarına dönüştürün; LDAP/SAP ile otomatikleştirin.
Faydalı içerikle başlayın: Servis, yemek menüsü, dokümanlar ve kutlamalar gibi günlük kullanılan modüllerle uygulamayı alışkanlık haline getirin.
Resmi duyuruyu taşıyın: Resmi duyuruları yalnızca uygulamadan yapın, eski grupları bilgilendirme notuyla kapatın.
Kurumsal İletişimi Uygulamaya Taşıyan Kurumlar
Türkiye'nin en büyük özel bankalarından biri (Bankacılık) — Çalışan ve emekli uygulamaları
Önde gelen bir hayat sigortası ve bireysel emeklilik şirketi (Sigorta & Emeklilik) — Çalışan ve satış ekipleri
Dünyanın en büyük hızlı tüketim ürünleri şirketlerinden biri (Hızlı Tüketim) — Üç ayrı iş birimi
Köklü bir sanayi holdingi ve kimya, enerji, karbon elyaf grup şirketleri (Sanayi Holdingi) — Grup genelinde dört uygulama
Uluslararası bir sigorta grubu (Sigorta) — Çalışan uygulaması
Dünyanın önde gelen doğal soda külü üreticilerinden biri (Kimya & Madencilik) — Çalışan uygulaması
Bir havayolu şirketinin uçuş akademisi (Havacılık) — Çalışanlar ve pilotlar
Uydu ve iletişim teknolojileri alanında bir kamu şirketi (Kamu & Teknoloji) — Çalışan uygulaması
Bir turizm holdingi (Turizm) — Çalışan uygulaması
WhatsApp ve Kurumsal İletişim Uygulaması
Şirket duyurularını WhatsApp gruplarından yapmak KVKK açısından risk midir?
Kişisel mesajlaşma gruplarında çalışanların telefon numaraları diğer üyelere açılır ve kurumsal içerik kurumun yönetmediği bir platformda tutulur. Bu durum kişisel verilerin ve kurumsal bilginin korunması açısından risk oluşturur; kurumun yönettiği bir iletişim uygulaması bu riski azaltır.
Çalışanlar yeni bir uygulamaya alışır mı?
Uygulama, çalışanların günlük hayatta kullandığı mobil uygulamalara benzer bir deneyim sunar: paylaşım duvarı, beğeni, yorum, hikayeler ve bildirimler. Servis, yemek menüsü gibi her gün ihtiyaç duyulan bilgiler de uygulamada olduğu için kullanım alışkanlığa dönüşür.
Kurumsal iletişim uygulamasında mesajlaşma var mı?
Evet. Belirli başlıklar altında toplanan gruplar için ilgili modül altında mesajlaşma açılabilir; paylaşım duvarında beğeni ve yorumlarla etkileşim sağlanır.
İşten ayrılan çalışanın erişimi nasıl kapatılır?
Kullanıcılar ve gruplar yönetim panelinden ya da LDAP/SAP entegrasyonuyla merkezi olarak yönetilir; ayrılan çalışanın erişimi kurum tarafından kapatılır.
Mavi Yaka Çalışanlarla İletişim: 7 Pratik Yöntem — Kurumsal e-postası olmayan saha, fabrika ve vardiyalı çalışanlara nasıl ulaşılır? Mavi yaka çalışanlarla etkili iletişim için 7 pratik yöntem.
Şirket İçi Duyuru Örnekleri: 8 Hazır Duyuru Metni — Yeni çalışan, organizasyon değişikliği, vardiya, servis, İSG, etkinlik, bakım ve takdir için kullanıma hazır 8 şirket içi duyuru örneği ve iyi duyurunun 5 unsuru.